Cifre las obras antes de que frenen la firma

El parque terciario francés concentra más de 230 millones de m² de oficinas, de los cuales una parte creciente se alquila con obras a cargo del arrendatario. Para un broker, cada transacción se juega en tres variables tangibles:

• Coste de reforma por m²:400 a 1200 EUR/m² según densidad, nivel de acabado y partidas técnicas.
• Plazo de ocupación: 8 a 16 semanas de ejecución entre la firma y la mudanza.
• Conformidad reglamentaria: Código de trabajo (R4214-1 y siguientes), accesibilidad PMR, obligación de reducción del consumo energético del 40% en 2030 con respecto al año de referencia aplicable a los edificios terciarios.

Para el asset manager: estas tres variables no son parámetros técnicos, son palancas de cash-flow. Una firma acelerada en 4 semanas sobre una planta de 1500 m² a 350 EUR/m²/año representa 175 000 EUR de renta cobrada antes, es decir, el equivalente a un trimestre de OPEX del inmueble. En el segmento de 500 a 2000 m², que concentra la mayoría de las transacciones de oficinas en regiones, Kytom gestiona 850 m² de superficie media dentro del plazo estándar. Los ratios de superficie útil por puesto observados van de 8 a 12 m² en open space clásico y de 12 a 18 m² en despachos cerrados. Estas referencias cuantificadas alimentan cada estudio de viabilidad entregado al broker.

Nuestra lectura difiere del consenso de la profesión en un punto concreto: la reforma no es un asunto posterior a la firma, es un argumento de cierre. La doctrina de la transacción todavía considera que las obras del arrendatario corresponden al « después ». En la práctica, sobre los 85 proyectos terciarios de nuestro benchmark, los expedientes que integraban una valoración de la reforma antes de la carta de intenciones firmaron de 3 a 6 semanas más rápido que los expedientes de « primero la renta, luego las obras ».

Proceso de 5 etapas ajustado al ritmo de la transacción: 72h, 10 días, el plazo estándar

Nuestro proceso se alinea con el calendario de un cierre inmobiliario, etapa por etapa:

1. Visita técnica en 48 horas: levantamiento de las restricciones estructurales, climatización, electricidad, evacuación de humos y accesibilidad PMR.
2. Estudio de viabilidad en 72 horas: plano de distribución, ratio puestos/m² (8 a 12 m² por puesto, conforme a la norma NF EN 12464-1 y a las prácticas de mercado observadas en 2023), horquilla presupuestaria con un margen de más o menos 10%.
3. Valoración detallada en 7 a 10 días hábiles: desglose por partida técnica, opciones valoradas (tabiques acústicos < 35 dB(A), falsos techos, suelos, mobiliario).
4. Gestión de obra llave en mano: interlocutor único, planificación semanal, entrega en tres meses de media para la superficie media.
5. Subsanación de reservas en 15 días: garantía de buen acabado de un año mínimo (DTU y artículo 1792-6 del Código civil).

Nuestros procesos internos se estructuran en torno a exigencias de calidad formalizadas, con empresas certificadas Qualibat. Los referenciales medioambientales y de calidad de uso se integran cuando el activo lo justifica. El broker recibe un expediente consolidado: viabilidad, presupuesto, planificación, garantías. Una sola pieza, transmitida al arrendatario y al arrendador.

Tres vigilancias operativas y límites: calendario, brief del arrendatario, matriz del arrendador

Una colaboración eficaz se basa en tres puntos de atención identificados en las transacciones acompañadas desde sus inicios.

• Acceso a la documentación técnica: un estudio de viabilidad en 72 horas supone un acceso rápido a la planta, a los planos DOE y al reglamento de comunidad. Sin estos documentos, el plazo se desliza a 7 a 10 días.
• Cualificación de la necesidad del arrendatario: un programa difuso (plantilla final, ratios, salas de reuniones) genera desviaciones de valoración del 15 al 25% entre la viabilidad y el mercado. Un brief estructurado con el departamento de RRHH o la dirección del arrendatario sigue siendo indispensable.
• Restricciones reglamentarias y del arrendador: ERP, evacuación de humos, accesibilidad, exigencias acústicas enmarcadas por la norma NF S 31-199 que identifica 3 palancas (reducción del nivel sonoro, discreción, propagación de los sonidos), obligaciones de reducción de los consumos energéticos del parque terciario. Algunos inmuebles antiguos requieren obras previas a cargo del arrendador, que deben arbitrarse desde la carta de intenciones.

Límites de nuestro enfoque. La intervención de Kytom antes del contrato no se justifica en todos los expedientes. Por debajo de 300 m2 o en plantas entregadas en restored condition (suelos, techos, tabiques nuevos), el delta de transformación observado cae por debajo de +5 puntos y el coste del estudio previo se vuelve marginal frente a la prima del broker. A la inversa, en inmuebles catalogados o activos patrimoniales que requieren arbitrajes pesados del arrendador (fachada, estructura, evacuación general de humos), el calendario de 72 horas ya no es viable: hay que pasar a un modo AMO clásico con estudio de 4 a 6 semanas.

Método

1. Reunión de encuadre
   Encuentro con el director de agencia Kytom de su territorio para presentar su cartera y las tipologías de mandatos.
2. Firma del acuerdo marco
   Documento de 2 páginas que precisa los compromisos de reactividad en 72h y la gratuidad de la fase de preventa.
3. Puesta en contacto con el gestor de cuentas
   Asignación de un interlocutor único dedicado a sus expedientes, localizable de forma directa.
4. Taller de formación para negociadores
   Sesión de 2h en la agencia sobre los fundamentos de la reforma terciaria para dotar a sus equipos en las visitas.
5. Primer expediente de prueba
   Estudio de viabilidad real sobre un mandato en curso para validar el proceso en condiciones operativas.