Duración proyecto acondicionamiento oficinas: 12 semanas de media. Método Kytom para acotar la planificación, garantizar la entrega y evitar retrasos costosos.
"Te llamamos, ¿cuándo está entregado?"
Un mes de retraso en 1500 m² representa fácilmente entre 35 000 y 55 000 euros de doble alquiler según CBRE. Añade las penalizaciones del arrendador saliente, el almacenamiento del mobiliario, las horas extra de los equipos de proyecto. El sobrecoste alcanza entre el 8 y el 12 % del presupuesto inicial en cuanto un hito crítico se desplaza 3 semanas.
Según la <a href="https://www.anact.fr/ressources" rel="noopener" target="_blank">ANACT</a>, el 41 % de los empleados declaran una bajada de compromiso durante una mudanza mal planificada. Los equipos trabajan en locales en transición, sin referencias acústicas ni ergonómicas. La rotación tras el proyecto sube entre 6 y 9 puntos cuando la entrega supera en 2 meses la fecha anunciada internamente.
Determinadas condiciones mínimas se imponen reglamentariamente desde la toma de posesión de los locales. Una entrega precipitada expone a incumplimientos en seguridad contra incendios o en accesibilidad RGAA. Las obligaciones vinculadas al dispositivo terciario requieren además justificantes energéticos. Un retraso de la comisión de seguridad pospone la mudanza entre 3 y 5 semanas adicionales.
Kytom acota la duración del proyecto desde la primera reunión, con una planificación inversa cifrada y vinculante. Desde 2006, nuestras 11 agencias han entregado más de 1200 proyectos, con una superficie media de 850 m² y un plazo medio de 12 semanas entre la firma y la entrega de llaves. Nuestros jefes de proyecto integran desde el diagnóstico las restricciones del arrendador, la comunidad de propietarios, la comisión de seguridad y los plazos de entrega de mobiliario (Vitra, Herman Miller, Knoll suman entre 8 y 14 semanas). La planificación se valida conjuntamente con la DET, la dirección inmobiliaria y el directivo, y luego se hace un seguimiento en reuniones semanales. Cada hito crítico activa una alerta 10 días antes del vencimiento, lo que evita el 80 % de los desfases observados en el mercado terciario.
Auditoría del emplazamiento existente, levantamiento técnico, medición de flujos y entrevistas con usuarios durante 2 a 3 semanas. Entregable: nota de encuadre cifrada, hipótesis de superficie, restricciones del arrendador identificadas, primera horquilla de plazo entre 10 y 18 semanas según ambición.
Programación detallada, planos técnicos, elección de mobiliario y acabados durante 3 a 4 semanas. Entregable: expediente de diseño validado, presupuesto cerrado, planificación de obras día a día, pedidos de mobiliario activados para absorber los plazos de proveedores de 8 a 14 semanas.
Obras de todos los oficios dirigidas por un encargado dedicado, con una duración de 6 a 10 semanas según superficie. Entregable: informe semanal, subsanación de reservas, coordinación con la comisión de seguridad, controles acústicos y de calidad del aire conformes a los referenciales medioambientales y sanitarios vigentes.
Instalación del mobiliario, calibrado acústico, formación de los usuarios y acompañamiento en la mudanza durante 1 a 2 semanas. Entregable: acta de entrega, expediente de obras ejecutadas, garantías Qualibat, plan de uso y balance posocupación a los 90 días.
"Teníamos 14 semanas antes del fin del arrendamiento. Kytom cumplió la planificación con precisión de semana, con una entrega conforme y cero doble alquiler pagado al arrendador saliente."
Cuenta con 12 semanas de media para 850 m², desde la firma hasta la entrega de llaves. La horquilla realista va de 10 a 20 semanas según la superficie, la complejidad técnica y la rapidez de las validaciones internas por parte de la dirección.
Sí, en superficies inferiores a 400 m² con prestaciones estándar y mobiliario disponible en stock. Por debajo de 6 semanas, el riesgo de incumplimiento en seguridad aumenta de forma notable.
Predominan tres factores: validaciones internas superiores a 15 días, plazos de entrega de mobiliario de firma (8 a 14 semanas en Vitra o Herman Miller) y plazos de la comisión de seguridad que pueden añadir de 3 a 5 semanas.
Para plantillas superiores a 150 personas, una mudanza por fases en 2 o 3 oleadas reduce un 40 % las perturbaciones operativas. Por debajo, una mudanza única en un fin de semana sigue siendo preferible, normalmente completada en 48 horas.
Exige una planificación inversa detallada día a día, un presupuesto cerrado, un pedido de mobiliario activado en cuanto se valide el diseño, y reuniones semanales. Kytom cumple sus plazos en el 94 % de los proyectos entregados desde 2018.
Elaboramos la planificación inversa desde la fecha límite e identificamos las decisiones bloqueantes. En 1000 m², lo ideal es contar con 14 semanas de margen. Por debajo de 10 semanas, algunos lotes premium dejan de ser accesibles.