Diagnóstico y optimización de espacios de oficinas: el método Kytom

El diagnóstico arbitra simultáneamente tres fuerzas que pesan sobre el inmobiliario terciario. La presión financiera, en primer lugar: cada m² no utilizado es inmediatamente visible en la cuenta de resultados, ya que el inmobiliario representa la 2.ª partida de gastos de las empresas de servicios. La presión normativa, a continuación: el dispositivo Éco Énergie Tertiaire impone reducciones de consumo energético del 40% en 2030, del 50% en 2040 y del 60% en 2050 en valor relativo, un objetivo difícilmente alcanzable sin reducir las superficies infrautilizadas. Y la presión operativa, por último: con una media de 2 a 3 días de teletrabajo constatados en el mercado, las tasas de ocupación reales caen entre un 45 y un 62% por debajo del nominal.

Método Kytom en 4 semanas: del encuadre al business case para el comité de dirección

La misión se desarrolla en 4 etapas calibradas en 4 semanas naturales.

1. Semana 1, encuadre: entrevistas con la dirección general, el director financiero y RR. HH., recopilación de contratos de arrendamiento, planos DWG, organigramas y modos de trabajo.
2. Semanas 1 y 2, space analytics sobre el terreno: relevamientos sala por sala, recuentos de ocupación durante 10 días hábiles consecutivos, anonimizados y conformes con el RGPD, desplegados sobre el 100% de los puestos auditados. La ventana de medición se programa fuera de las vacaciones escolares para garantizar la representatividad de los relevamientos.
3. Semana 3, modelización: tres escenarios presupuestados comparados según 5 criterios (superficie, alquiler, CAPEX, plazo, impacto en RR. HH.), desde el statu quo optimizado al flex office parcial con 0,7 puestos/persona, hasta la reestructuración completa. El componente de gestión del cambio se integra desde esta etapa, con un enfoque de acondicionamiento participativo que asocia a los equipos usuarios.
4. Semana 4, presentación ejecutiva: business case a 5 años, plan de transformación, estimación presupuestaria con un margen de más o menos un 10%.

El entregable se compone de un informe de diagnóstico de 40 a 60 páginas, de planos anotados en DWG y PDF que sirven de brief para el arquitecto, de un dashboard de ocupación para el pilotaje continuo y de un modelo financiero a 5 años para el arbitraje del director financiero. La pareja formada por el consultor sénior y el arquitecto de interiores asegura la continuidad hacia la fase de acondicionamiento, sin ruptura del brief.

Para el director financiero y el Asset Manager: lo que debe dirimir el business case. El informe de Kytom está calibrado para responder a cuatro preguntas oponibles en comité de dirección. Primera pregunta: qué superficie devolver en la próxima ventana trienal y qué alquiler evitado a 5 años (modelo DCF con tasa de actualización del 6-8%). Segunda pregunta: qué CAPEX de acondicionamiento comprometer para liberar esa superficie y con qué plazo de payback, con un objetivo Kytom inferior a 36 meses en la mayoría de los casos. Tercera pregunta: qué impacto sobre el valor del activo si el sitio es de propiedad propia (ratio superficie útil / superficie alquilable, contribución al DPE del edificio). Cuarta pregunta: qué hitos normativos terciarios con horizonte 2030 quedan asegurados por la devolución. Sin estas cuatro respuestas cuantificadas, el diagnóstico sigue siendo un documento de intenciones, no una herramienta de decisión financiera.

Límite metodológico que conviene explicitar al comité de dirección. El método de 4 semanas presupone un sitio con un único inquilino, con acceso libre a las plantas y una gobernanza decisoria clara. En un sitio multiinquilino, en copropiedad de empresa compleja o con gobernanza compartida como una joint-venture o una AIE, hay que prever un mínimo de 6 a 8 semanas para integrar los arbitrajes interentidades: un encuadre demasiado corto produce escenarios no oponibles por falta de alineamiento de las partes interesadas.

Resultados medidos y salvaguardas: del 15 al 30% de superficie recuperable

El potencial de devolución se sitúa generalmente entre el 15 y el 30% de la superficie auditada, según la densidad de ocupación constatada y el modo de organización de los equipos. En un perímetro de 850 m² con un alquiler parisino de 550 EUR/m²/año en el segmento QCA de París, el ahorro anual directo alcanza de 70.000 a 140.000 EUR, sin gastos ni impuestos. El retorno de la inversión del diagnóstico se realiza generalmente en menos de 6 meses, a menudo ya durante el primer año de optimización. Los efectos van más allá del ahorro de alquiler: un diagnóstico cuantificado permite mejorar sensiblemente la tasa de ocupación de los espacios colaborativos, reducir los consumos energéticos en las zonas devueltas en coherencia con las trayectorias normativas 2030-2050, y mejorar la satisfacción de los colaboradores durante la mudanza.

Deben anticiparse varias limitaciones. Un recuento realizado en julio o agosto subestima significativamente la ocupación real, lo que impone una ventana de medición fuera de las vacaciones escolares. Un sitio multiinquilino o en copropiedad compleja requiere de 6 a 8 semanas de encuadre en lugar de 4. Por último, una gobernanza de proyecto sin un sponsor del comité de dirección identificado produce con frecuencia un informe no accionable, por falta de respaldo decisorio interno.

Método

1. Encuadre y objetivos
   Define en COMEX los objetivos prioritarios: ahorro de alquiler, trayectoria CSRD, calidad de vida en el trabajo. Kytom fija los KPI medibles y el perímetro (plantas, sitios, poblaciones) en una sesión de 2 horas.
2. Despliegue de sensores y recopilación
   Información previa obligatoria a la representación del personal. La recopilación es pasiva y sin impacto sobre los colaboradores.
3. Análisis space analytics
   Tratamiento de los datos: tasa de ocupación, picos, simultaneidad, heatmaps por tipología de espacio. Identificación de las zonas grises (salas sobredimensionadas, despachos cerrados, archivo).
4. Construcción de los 3 escenarios presupuestados
   Kytom modeliza tres trayectorias (optimización in situ, densificación flex, relocalización) con CAPEX, OPEX, ROI, impacto de carbono y calendario. Cada escenario es arbitrable en COMEX sobre la base del VAN a 5 años.
5. Decisión y lanzamiento design and build
   Validación del escenario seleccionado y paso a la fase de diseño y construcción integrada. Kytom pilota el conjunto: arquitectura, lotes técnicos, mobiliario, mudanza, sin interrupción de la actividad.