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Servicios continuos Kytom: gestione sus costes de explotación tras la entrega

En un acondicionamiento de 850 m² alquilado durante 7 años, sus costes de explotación representan una parte significativa del coste global a lo largo del periodo de ocupación, a menudo varias veces superior al presupuesto inicial de obras. La mayoría de los fallos posteriores a la entrega no provienen de los materiales, sino de interfaces contractuales mal definidas entre el diseñador, el ejecutor y el responsable de mantenimiento. Es precisamente ahí donde se juega el valor de uso de su contrato de arrendamiento.

Kytom se encarga del traspaso obras-explotación desde la fase de diseño, entrega un DOE enriquecido conforme a la NF P 03-001, forma a sus equipos de facility y acompaña a su emplazamiento durante 36 meses tras la recepción. El resultado medido en nuestro parque: una reducción notable de los costes de explotación acumulados a lo largo de 3 años, y un plazo de resolución de incidencias claramente más corto.

Le explicamos cómo estructuramos esta continuidad, las decisiones técnicas que marcan la diferencia y las ganancias que puede esperar.

Nuestra oferta

Nuestra oferta de servicios continuos: del diseño al seguimiento de 36 meses

Una misión Kytom de servicios continuos abarca el traspaso integral entre el equipo de obras y el explotador. En concreto, entregamos cuatro elementos estructurantes.

Un DOE enriquecido conforme a la NF P 03-001, elaborado de forma continua durante la obra mediante maqueta BIM 7D: geolocalización de los equipos, referencias de proveedores trazadas, planos de cableado y manuales de mantenimiento consolidados.

Una formación modular de sus equipos de facility o de su FM externalizado: técnica (climatización, electricidad, GTC), administrativa (garantías decenal y bienal), preventiva (ciclos de mantenimiento).

Un marco contractual riguroso: alcances de mantenimiento preventivo y correctivo, SLA cuantificados, indicadores MTTR, MTBF, tasa de disponibilidad comprometida.

Un seguimiento de 36 meses con intervenciones programadas a los 3, 12, 24 y 36 meses para ajustar los procedimientos según sus comentarios de uso, e intervención correctiva en menos de 4 h en zona urbana.

En una superficie intermedia con arrendamiento de larga duración, una desviación de los OPEX por un DOE mal hecho representa un sobrecoste significativo a lo largo del periodo de ocupación. El traspaso estructurado es un activo financiero, no una partida accesoria.

Método Kytom

Cinco etapas, de la auditoría de prácticas al seguimiento de 36 meses

Nuestro protocolo estructura el traspaso en cinco etapas probadas desde 2006.

1. Auditoría de prácticas. Cartografía de sus procesos existentes, entrevistas con equipos de facility, servicios generales y dirección financiera, identificación de los puntos de fricción.

2. Referencial técnico. Decisión sobre los materiales y equipos según tres criterios de mantenibilidad: coste de las piezas de repuesto, disponibilidad del SAT del proveedor, competencias necesarias para la intervención.

3. Documentación progresiva. Registro semanal durante la obra mediante BIM 7D y GMAO, nunca en retrodocumentación. Un DOE elaborado de forma continua resulta claramente más exhaustivo que un DOE retrodocumentado, con un coste acumulado equivalente.

4. Formación modular. Tres módulos impartidos antes y después de la entrega, adaptados al perfil de su explotador.

5. Seguimiento de 36 meses. Intervenciones programadas a los 3, 12, 24 y 36 meses, correcciones en menos de 4 h en zona urbana.

Esta continuidad de interlocutor evita la pérdida de información entre el diseño y la explotación, fuente frecuente de fallos prematuros.

Sus beneficios

Costes de explotación controlados a lo largo del tiempo

Nuestra experiencia muestra reducciones notables de los costes de mantenimiento correctivo desde el primer año, y una disminución duradera de los OPEX a lo largo de tres años, con plazos de resolución de incidencias claramente más cortos y disfunciones residuales considerablemente reducidas pasados los primeros meses de explotación.

Traducción financiera. En un emplazamiento terciario de tamaño intermedio, el ahorro generado supera generalmente el coste del dispositivo de acompañamiento, con una relación coste/beneficio favorable según la complejidad técnica del proyecto. En design and build, este ahorro queda asegurado por la unicidad de interlocutor entre el diseño y la explotación.

Método

Auditoría de las prácticas de explotación
Cartografía de sus procesos durante 5 a 10 días: entrevistas con facility, servicios generales y dirección financiera, inventario de los contratos de mantenimiento y SLA en curso. Entregable: matriz de desviaciones con recomendaciones cuantificadas.
Documentación progresiva en obra
Registro semanal durante las obras mediante BIM 7D y GMAO: geolocalización, referencias de proveedores, planos de cableado, manuales. Sin retrodocumentación. DOE enriquecido conforme a la NF P 03-001 entregado en la recepción, 3 veces más exhaustivo que un DOE retrodocumentado.
Formación modular de los equipos
Tres módulos impartidos antes y después de la entrega: técnico (climatización, electricidad, GTC), administrativo (garantías decenal y bienal), preventivo (ciclos de mantenimiento). Volumen adaptado según el perfil del explotador FM externalizado o equipo interno.
Seguimiento de 36 meses tras la entrega
Intervenciones programadas a los 3, 12, 24 y 36 meses para ajustar los procedimientos según sus comentarios. Intervención correctiva en menos de 4 h en zona urbana. Restitución anual de los indicadores MTTR, MTBF y tasa de disponibilidad a su dirección financiera.

Preguntas frecuentes

¿A partir de qué superficie resulta rentable el dispositivo completo?

El dispositivo integral resulta pertinente a partir de 400 m² en cuanto entran en juego lotes técnicos (climatización, GTC, control de accesos), y a partir de 600 m² para un emplazamiento estándar de una sola planta. Por debajo, basta con una nota técnica sencilla y la transmisión de las referencias de proveedores. Cuantificamos sistemáticamente la decisión antes del compromiso, sin protocolo estandarizado vendido por defecto.

¿Cuál es el sobrecoste de un DOE enriquecido frente a un DOE estándar?

La elaboración del DOE enriquecido representa unos días-hombre adicionales al final de la obra, un sobrecoste marginal en relación con el ahorro acumulado generado durante la duración del arrendamiento. La relación coste/beneficio sigue siendo favorable, modulada por la complejidad técnica del emplazamiento.

¿Por qué elaborar el DOE de forma continua en lugar de al final de la obra?

El DOE elaborado de forma continua durante las obras es claramente más exhaustivo que un DOE retrodocumentado, con un coste acumulado comparable. La entrega en J+30 garantiza la conformidad contractual, no la calidad técnica. Contractualizamos un registro semanal durante la obra, no un entregable único al final del recorrido.

¿Qué abarca concretamente el seguimiento de 36 meses tras la entrega?

Cuatro intervenciones programadas a los 3, 12, 24 y 36 meses tras la recepción para ajustar los procedimientos según sus comentarios de uso. En nuestros emplazamientos instrumentados, el tiempo dedicado por el Office Manager al mantenimiento correctivo disminuye significativamente entre el primer y el tercer año de explotación, a medida que los procedimientos se afinan según los comentarios de uso. Restitución anual de los indicadores MTTR, MTBF y tasa de disponibilidad.

05 — Inspiraciones