AMO diseño

La fase de diseño compromete jurídicamente a la propiedad en virtud de la ley MOP y de las disposiciones reglamentarias relativas a los lugares de trabajo (artículos R4214-1 y siguientes). Una AMO diseño estructurada evita las modificaciones tardías, cuyo coste puede aumentar significativamente el presupuesto de obra en ausencia de un encuadre previo. Los requisitos a instruir desde el APS abarcan varios registros:

• conformidad ERP (edificio de pública concurrencia) y accesibilidad PMR (ley del 11 de febrero de 2005)
• rendimiento energético inscrito en el decreto terciario (-40 % del consumo energético final en 2030, -50 % en 2040, -60 % en 2050)
• acústica según NF S 31-080, calidad del aire interior y confort térmico RE2020
• flexibilidad de las plantas frente al flex office, una cuestión ya estructurante en los proyectos terciarios

Nuestra lectura difiere aquí de la práctica habitual: consideramos que la conformidad con el decreto terciario debe instruirse desde el APS, no en fase DCE. La doxa profesional sigue tratando el decreto terciario como una verificación a posteriori, cuando los umbrales de 2030 condicionan las decisiones de envolvente y de climatización adoptadas en APD (anteproyecto definitivo). Aplazar esta instrucción genera repeticiones de estudios costosas entre APD y DCE.

Sobre una superficie de oficina habitual, una desviación programática del 10 % representa varias decenas de metros cuadrados mal dimensionados, es decir, varios puestos de trabajo perdidos, un impacto concreto que la AMO permite anticipar desde la fase de programa. La AMO encuadra asimismo las certificaciones medioambientales previstas y las interfaces con arquitecto, oficina de ingeniería de instalaciones y coordinador SPS.

Método Kytom: 4 etapas calibradas según el plazo estándar, entregables APS-APD-DCE

Nuestra misión AMO diseño se desarrolla en 4 etapas contractualizadas, con hitos semanales y un mínimo de 3 comités de seguimiento.

1. Auditoría programática (semanas 1-3). Levantamiento de mediciones, análisis de flujos, entrevistas con colaboradores representativos, benchmarks sectoriales procedentes de publicaciones profesionales disponibles.
2. Programa técnico detallado (semanas 4-6). Ratios de superficie de 8 a 12 m² por puesto según la tipología de uso, requisitos acústicos aplicables a los espacios de trabajo, requisitos térmicos aplicables a los edificios terciarios nuevos, ambiciones medioambientales, escenarios de ocupación a 5 años.
3. Gestión de los estudios APS y APD (semanas 7-10). Control de las valoraciones por ratio MO/suministro/lote técnico, verificación del cumplimiento normativo aplicable a los lugares de trabajo (artículo R4214 y siguientes), ERP, PMR, instrucción de las variantes técnicas.
4. Finalización del DCE (semanas 11-12). Análisis de las ofertas de las empresas, recomendaciones de adjudicación, trazabilidad documental según nuestros procedimientos de calidad internos.

Las 11 agencias Kytom movilizan AMO en colaboración con arquitectos Qualibat y oficinas de ingeniería de instalaciones. Cada entregable se versiona en un espacio de proyecto compartido, con reporting semanal al DAF o al Office Manager responsable. La biblioteca interna de ratios sectoriales que abarca banca, salud, tecnología y consultoría, constituida desde 2006 y actualizada anualmente, reduce los arbitrajes programáticos en 2 a 3 semanas.

Cuándo la AMO diseño completa no es la respuesta adecuada. Por debajo de 300 m² o para una simple renovación sin modificación de la tabiquería, una misión AMO completa de tres meses no se justifica: el coste de instrucción supera el ahorro presupuestario potencial y un encuadre condensado de 3 a 4 semanas resulta suficiente. Del mismo modo, con un contrato de arrendamiento de menos de 3 años residuales, la inversión programática APS-APD no se amortiza y es preferible optar por una misión reducida centrada en el DCE. Por último, cuando el programa de negocio ya está fijado por una sede internacional con una plantilla impuesta, la AMO se limita útilmente al cumplimiento normativo y a la gestión de los estudios, sin fase programática previa.

Para el DAF y el asset manager: desviación presupuestaria reducida a +/- 3% y planning acortado

Para la dirección financiera y el asset manager, la AMO diseño se interpreta como un instrumento de fiabilización del CAPEX y de protección del cash-flow. Nuestra experiencia en operaciones terciarias de 500 a 2000 m² demuestra que una AMO diseño estructurada reduce significativamente las desviaciones presupuestarias y los desfases de planning, mejorando al mismo tiempo el cumplimiento normativo desde la presentación. Sobre una partida de obra de 1 M EUR, incluso unos pocos puntos de desviación evitados cubren ampliamente el coste de una misión AMO.

El DCE completo reduce significativamente las consultas de las empresas y las órdenes de servicio modificativas, acortando el plazo global de obra. Sobre la superficie media tratada, la ganancia representa varias semanas de planning, es decir, otros tantos meses de doble alquiler evitados para un asset manager que gestiona un traslado de sede.

Los programas integran los umbrales de la normativa terciaria aplicable a los edificios existentes, lo que contribuye al valor de uso del activo inmobiliario; los órdenes de magnitud de revalorización procedentes de nuestra vigilancia de brokers inmobiliarios quedan por confirmar proyecto por proyecto según la ubicación y el mercado. Las direcciones de RR. HH. de varios clientes Kytom han observado un descenso sensible de la rotación tras la entrega, coherente con los estudios disponibles sobre el impacto de la calidad de vida en el trabajo en la fidelización.

Límites de estas ganancias. Las desviaciones medidas presuponen un comitente comprometido, con 3 a 5 días/hombre movilizados, y un programa estabilizado antes del APD. Si la propiedad modifica sus decisiones después del APD, o si la organización objetivo sigue siendo difusa (fusión en curso, plan de transformación sin decidir), la desviación presupuestaria vuelve al nivel sin AMO: el marco metodológico no compensa la inestabilidad en la toma de decisiones previa.

Puntos de atención contractuales: obligaciones de medios, entregables y cláusulas

El contrato de AMO diseño Kytom precisa una obligación de medios, y no de resultado sobre el coste final, que depende de las contingencias del mercado y de la obra. Los entregables contractuales abarcan: nota de encuadre programático firmada en S+3, programa técnico detallado en S+6, informe de análisis APS en S+8, informe APD con valoración a +/- 5% en S+10, expediente DCE completo e informe de análisis de las ofertas en S+12.

Las cláusulas sensibles a arbitrar desde la firma:

• alcance de las modificaciones del cliente incluidas, con 3 iteraciones programáticas más allá del APD facturadas aparte (base 850 EUR/día)
• reparto de responsabilidades entre AMO, MOE y oficina de control, con transferencia de la misión L y SEI a la oficina de control, tipo Apave o Bureau Veritas según el mercado
• propiedad intelectual de los programas y ratios: Kytom conserva su biblioteca, el cliente dispone de una licencia de uso del proyecto
• seguro de RC profesional Kytom que cubre la misión AMO, por importe de 2 M EUR por siniestro

La línea directa de proyecto de 8 h a 18 h y la intervención en menos de 4 h en caso de alerta de obra están incluidas durante la fase de estudios. El comitente designa a un único responsable de referencia (DAF, DI u Office Manager) disponible 3 a 5 días/hombre dentro del calendario del proyecto.