Verificar un local antes de firmar el contrato de arrendamiento

Un folleto comercial anuncia 1.200 m² útiles. La realidad de las oficinas suele entregar 950 utilizables, una vez descontados núcleos, circulaciones obligatorias y zonas sin iluminación natural. El primer indicador de un estudio de viabilidad es, por tanto, el ratio de m² por puesto de trabajo. La norma NF X 35-102 fija un mínimo de 10 m² por empleado en despacho individual, 11 m² en despacho compartido y 15 m² en espacio abierto (IDET, 2024), referencias en las que se basan las prácticas francesas del sector de oficinas y que encontramos sistemáticamente en nuestros estudios previos al arrendamiento.

Kytom retoma los planos del arrendador y recalcula tres superficies distintas:

• la superficie anunciada (comercial);
• la superficie útil bruta arrendable (SUBL);
• la superficie realmente utilizable una vez descontados núcleos, circulaciones reglamentarias y zonas ciegas.

Nuestra lectura difiere aquí del uso predominante del bróker. La doxa del mercado presenta la SUBL como la referencia oponible al arrendador. En la práctica, la SUBL sobreestima notablemente la superficie realmente programable en puestos: incluye zonas de plénum bajo, huecos técnicos y rincones ciegos que el space planning no puede aprovechar. El único indicador que protege al arrendatario durante 9 años es la superficie utilizable neta, no la SUBL.

Una planta rectangular absorbe mejor de 80 a 120 puestos que una planta fragmentada de la misma superficie. La forma pesa tanto como la superficie. El informe incluye una verificación de la trayectoria de contratación a 24 meses y calibra una reserva de un 10 a un 15% de puestos adicionales, condición para un contrato de arrendamiento firmado sin arrepentimientos seis meses después de la mudanza.

Cuándo no se justifica este análisis de superficie. Por debajo de 300 m² o para un contrato de arrendamiento excepcional de 36 meses máximo sin opción de renovación, el reprocesamiento detallado de las tres superficies aporta poco valor: las diferencias absolutas son limitadas y el margen de negociación es escaso. En ese caso, basta con una visita pautada y una verificación de ratio sencilla. El estudio de superficie completo cobra todo su sentido a partir de 500 m² o en cuanto se contempla un contrato de arrendamiento 3-6-9 firme.

Auditoría técnica del edificio, climatizadores, gestión técnica, plénums y potencia eléctrica

Las plantas no son todas iguales. Climatizador infradimensionado, sistema de gestión técnica del edificio obsoleto, suministros eléctricos limitados a 25 W/m² cuando los usos modernos de oficina, incluidas la densificación informática y las cámaras de videoconferencia, exigen más, plénums demasiado bajos para pasar una ventilación de doble flujo: cada desviación incide en el coste de acondicionamiento y en la duración de la obra.

Kytom audita el edificio con los gabinetes de ingeniería implicados sobre cuatro lotes:

1. estructura y suelos técnicos;
2. fluidos (climatización, fontanería, evacuación de humos);
3. electricidad de corriente fuerte y débil;
4. acústica (la norma NF S 31-199 de marzo de 2016 define las prestaciones acústicas de los espacios abiertos de oficinas).

Para el socio bróker o consultor inmobiliario: este informe traslada la responsabilidad decenal y el riesgo de error en la estimación técnica del mandatario al gabinete de ingeniería firmante. Un mandato de búsqueda que desemboca en un contrato de arrendamiento firmado sobre hipótesis técnicas falsas se vuelve contra el aportante en la práctica totalidad de los casos en que se exige responsabilidad. El informe de Kytom, integrado en el dossier de presentación, aporta un documento oponible en caso de impugnación posterior a la firma. A día de hoy, nuestros estudios entregados a socios consultores no han dado lugar a ninguna reclamación del arrendatario por desviación técnica.

El informe recoge las desviaciones y su traducción financiera, línea por línea. Un climatizador a reemplazar suele añadir de 80 a 150 € sin IVA/m² al presupuesto de obras. Un falso techo a rehacer por completo representa un sobrecoste significativo por m² de obra. Un cableado de voz, datos e imagen a rehacer, del orden de 25 a 45 € sin IVA/m². Estos órdenes de magnitud permiten al arrendatario cuantificar la carencia necesaria y la participación del arrendador a negociar antes de la firma, nunca después.

Límite de la auditoría técnica en profundidad. En un local entregado nuevo o rehabilitado hace menos de 3 años, con actas de recepción disponibles y garantía bienal en curso, una auditoría completa de ingeniería sobre los cuatro lotes resulta redundante. En ese caso basta con una revisión documental (actas, documentación de obra ejecutada, últimos controles reglamentarios de climatizador y electricidad), con un coste de estudio dividido por tres. La auditoría de ingeniería completa se impone a partir de un edificio de más de 10 años, una vacancia superior a 18 meses o un cambio de uso.

Conformidad normativa, obligaciones legales aplicables a los espacios de trabajo y a los establecimientos de pública concurrencia, integrando las exigencias medioambientales vigentes para los edificios nuevos

Cada referencial impone sus restricciones y sus plazos de autorización. Un local de oficinas no clasificado como ERP permite acondicionamientos sencillos. Una clasificación ERP de quinta categoría cambia las reglas en cuanto a salidas de emergencia, sistema de alarma, evacuación de humos y materiales (reacción al fuego, clasificación M). La normativa medioambiental vigente se aplica a las obras de envergadura, y la normativa de accesibilidad a los establecimientos de pública concurrencia.

Kytom verifica sistemáticamente:

• la elegibilidad del local para los usos previstos (oficinas, restauración interna, espacio de coworking, sala de formación);
• las autorizaciones a presentar (declaración previa, licencia de obras, autorización de obras ERP, expediente CNPP Q18/Q19 para los emplazamientos asegurados);
• la accesibilidad para personas con movilidad reducida según las órdenes vigentes;
• la clasificación de inmueble de gran altura, si procede.

El decreto n.º 2019-771 del 23 de julio de 2019, relativo a las obligaciones de reducción del consumo de energía final en los edificios terciarios, impone obligaciones de reducción del consumo energético a los edificios terciarios de más de 1.000 m². Kytom integra esta trayectoria en el informe para evitar que un contrato de arrendamiento firmado hoy se convierta en un activo no conforme dentro de cinco años.

Cuándo el aspecto normativo es ligero. Para un local de oficinas no ERP, sin restauración interna ni atención al público, por debajo del umbral de 1.000 m², la revisión normativa se limita a las disposiciones aplicables a los lugares de trabajo (artículo R4214) y a la accesibilidad de los empleados. Movilizar un expediente CNPP Q18/Q19 o una auditoría de inmueble de gran altura no tiene entonces ningún sentido. El análisis normativo completo se justifica en cuanto entran en juego un uso mixto (formación, restauración, atención a clientes), una clasificación ERP o un exceso de superficie.

Lista de verificación de 10 puntos clasificados en verde, naranja o rojo

El estudio de Kytom se basa en una rejilla de 10 verificaciones heredada de nuestra práctica previa al arrendamiento desde la creación de la agencia en 2006. Cada punto recibe una calificación verde (conforme, utilizable tal cual), naranja (reserva a resolver mediante negociación u obras cuantificadas) o rojo (incompatibilidad mayor, renunciar o renegociar el alquiler en consecuencia).

Los 10 puntos cubiertos:

1. superficie utilizable neta frente a superficie anunciada;
2. ratio de m² por puesto en la trayectoria a 24 meses;
3. climatizador y climatización (capacidad, antigüedad, conformidad);
4. electricidad de corriente fuerte (W/m² disponibles);
5. voz, datos e imagen y corrientes débiles;
6. acústica entre plantas y en espacio abierto;
7. accesibilidad para personas con movilidad reducida;
8. clasificación ERP, inmueble de gran altura, seguridad contra incendios;
9. la trayectoria de reducción del consumo de energía final fijada en un 40% en 2030, un 50% en 2040 y un 60% en 2050 respecto a un año de referencia comprendido entre 2010 y 2019 (CSTB) y eficiencia energética;
10. coste global de obras por m² y participación del arrendador negociable.

En una planta tipo de 1.200 m², un informe de estudio previo al arrendamiento suele revelar algunos puntos rojos críticos, varios puntos naranjas a contemplar en cláusulas y una base de puntos verdes que aseguran el calendario. Los rojos desencadenan una renegociación del alquiler o una participación del arrendador en las obras; los naranjas se traducen en cláusulas técnicas anexadas al contrato de arrendamiento; los verdes aseguran el calendario de entrada en posesión.

Esta rejilla de 10 puntos sirve de documento técnico al bróker en su dossier de presentación, de palanca cuantificada al arrendatario en la negociación de las condiciones financieras y de referencial compartido al arrendador para encuadrar los compromisos de restitución. Plazo de elaboración: de 10 a 15 días laborables según el tamaño de la planta, con un coste comprendido entre el 0,8 y el 1,5% del alquiler anual negociado.