Trámites administrativos: 17 días de retraso cuestan hasta 25 000 EUR

Su planta de oficinas se rige por la normativa aplicable a los lugares de trabajo para sus ocupantes permanentes. Pasa a ser ERP de 5.ª categoría en cuanto acoge público, y luego a 3.ª o 4.ª categoría por encima de los umbrales definidos (orden del 25 de junio de 1980). Depende del reglamento IGH a partir de 50 metros para el sector terciario (artículo R.122-2 del Código de la construcción y la vivienda). Un espacio de coworking abierto al público en una torre de 75 metros se rige simultáneamente por los tres regímenes.

El artículo R.4227-5 también condiciona la capacidad máxima de una planta al número de unidades de paso: una única escalera de emergencia de 1,40 a 1,50 m permite 100 personas por planta. Esta restricción orienta sus decisiones de compartimentación, evacuación de humos, resistencia al fuego, accesibilidad PMR y señalización.

Para el Arquitecto y el Office Manager, el umbral ERP es una decisión de programación. Un showroom de libre acceso, un espacio para eventos públicos o un coworking sin control de acceso hacen que su proyecto pase a ERP, con aproximadamente 4 meses de instrucción adicionales. A la inversa, un acceso con invitación y esclusa de control mantiene su planta bajo el régimen exclusivo de los lugares de trabajo. Esta elección de uso, definida desde el programa, condiciona su fecha de apertura tanto como la elección del suelo.

Límite a tener en cuenta. En una planta exclusivamente terciaria por debajo del umbral IGH, activar un flujo de trabajo ERP por precaución añade 3 a 4 meses sin justificación. La recalificación ERP solo se activa a partir de un uso público demostrado, nunca de una simple hipótesis de evolución futura.

La declaración previa de obras sigue siendo el olvido más frecuente en la adecuación de oficinas, fuente recurrente de desviaciones de calendario en los proyectos que acompañamos. Los plazos de instrucción varían según su configuración (artículos R.423-23 y R.423-24 del Código de urbanismo):

1. Expediente estándar sin restricciones: 1 mes legal, hasta 3 meses constatados con solicitudes de documentación.
2. Dictamen ABF en zona protegida: 6 meses constatados.
3. Recursos de terceros tras la exposición pública: hasta 12 meses acumulados en caso de litigio.

Las situaciones desencadenantes típicas: modificación de fachada, instalación de rótulo, cambio parcial de destino. El reglamento de comunidad de propietarios añade su propia capa: votación en junta general para perforar un forjado, modificar una fachada común, intervenir en las zonas comunes técnicas (ley del 10 de julio de 1965, artículo 25). El calendario de las juntas, a menudo anual o semestral, se convierte en un hito de planificación en sí mismo.

Para el Director Financiero y el Asset Manager, la junta de propietarios es una restricción de tesorería encubierta. Un proyecto listo para presentar en noviembre, cuya junta anual se celebró en junio, espera mecánicamente entre 7 y 11 meses antes de la votación, salvo junta extraordinaria (mayores costes y formalismo). Esta latencia no aparece en ninguna planificación de dirección de obra estándar: se mide en valor de activo perdido y en alquiler soportado sin explotación. Kytom posiciona este hito en una fase previa y negocia, si es necesario, la inscripción anticipada en el orden del día.

1. Mapeo normativo en la fase de viabilidad
   Desde la fase de viabilidad, nuestro equipo identifica los 5 a 12 procedimientos aplicables a su operación: urbanismo, ERP, IGH, comunidad de propietarios, arrendador, ABF. Cada línea recoge el plazo de instrucción real, el interlocutor designado y la dependencia de planificación. Entregable en 5 a 10 días laborables según la complejidad del emplazamiento.
2. Planificación inversa guiada por los hitos administrativos
   Construimos su planificación a partir de los hitos de instrucción, no al revés. Los 3 procedimientos críticos se convierten en la columna vertebral del calendario de diseño y de obra. Usted obtiene una fecha de apertura fiable, que integra el calendario de las juntas de propietarios y los plazos ABF si procede.
3. Elaboración y presentación de los expedientes
   Kytom redacta y presenta cada expediente normativo: declaración previa, autorización de obras ERP, memoria de seguridad, expediente de accesibilidad PMR, solicitud al arrendador (artículo L145-40-2). Nuestros expedientes pasan la primera instrucción sin solicitud de documentación complementaria en el 80% de los casos observados en 2022-2024.
4. Gestión de las instrucciones y arbitrajes
   Durante la instrucción, mantenemos el contacto directo con los servicios de urbanismo, las comisiones de seguridad, el administrador de fincas y el arrendador. Toda solicitud de documentación o ajuste se tramita en 5 días laborables. Usted recibe un informe semanal sobre el estado de avance de cada autorización.
5. Aseguramiento en la entrega
   Antes de la apertura, coordinamos la visita de recepción (comisión de seguridad ERP si procede), recuperamos los certificados normativos y le entregamos un dosier de explotación completo: autorizaciones concedidas, libro de seguridad inicializado, DUERP actualizado.