Autorización ERP para oficinas: el expediente que dicta su calendario

La categoría de un ERP depende del aforo total acogido, público y personal en conjunto, salvo en la 5.ª categoría, donde solo se contabiliza el público. Los umbrales derivados del Código de la Construcción y la Vivienda (artículos R.143-1 y siguientes) y de la orden del 25 de junio de 1980 se leen así:

• 5.ª categoría: hasta 200 personas recibidas (grupo 2, declaración sin paso por comisión)
• 4.ª categoría: hasta 300 personas (grupo 1)
• 3.ª categoría: hasta 700 personas
• 2.ª categoría: hasta 1500 personas
• 1.ª categoría: más de 1500 personas

Los umbrales bajan en planta alta (paso a la 4.ª categoría a partir de 100 personas) y en sótano (50 personas). El paso de la 5.ª a la 4.ª categoría cambia la naturaleza del expediente: un ERP 4 con 250 personas es más complejo de tramitar que un ERP 5 con 200 personas, ya que la 5.ª categoría evita el paso por la subcomisión departamental de seguridad. En el grupo 1, la adaptación a la normativa afecta a la totalidad del edificio; el grupo 2 razona únicamente sobre el local afectado. La calificación de la clasificación interviene desde el anteproyecto, con planos y aforos en mano, para evitar las recalificaciones tardías.

Para el Asset Manager: lo que cuesta una sobreclasificación. Forzar una clasificación ERP en un edificio que no acoge público externo genera una carga documental innecesaria (memorias, comisiones, registro) y un sobrecoste significativo por expediente, sin mejora real en materia de seguridad. En un activo terciario en VEFA o en reestructuración, esta sobreclasificación retrasa la entrega varios meses y aplaza otro tanto las primeras rentas. La regla útil: si hay menos de 5 visitantes externos al día y ningún uso comercial o de eventos, la clasificación ERP no es pertinente. A diferencia de la práctica extendida entre los organismos de control, que clasifican por defecto como ERP tipo W a la menor duda, Kytom decide caso por caso, con documentación de respaldo.

El expediente de autorización Cerfa 13824: 6 documentos que no admiten ninguna aproximación

La autorización de obras Cerfa 13824 es obligatoria para toda creación, acondicionamiento o modificación de ERP, con independencia de una eventual licencia de obras (artículo L.122-1 del Código de la Construcción y la Vivienda). El expediente reúne seis documentos no sustituibles:

1. Memoria de seguridad contra incendios (control de humos, alarma, rociadores según categoría)
2. Memoria de accesibilidad para personas con movilidad reducida
3. Planos acotados antes y después de las obras
4. Clasificación al fuego de los materiales (Euroclases Bs2d0, A2s1d0 según NF EN 13501-1)
5. Cálculo de aforos y de unidades de paso
6. Nota descriptiva de las instalaciones técnicas

El expediente pasa por la subcomisión departamental de seguridad (SCDS) y por la subcomisión de accesibilidad. La tramitación se extiende hasta 5 meses (plazo reglamentario, decreto n.º 95-260 del 8 de marzo de 1995); un expediente incompleto vuelve al punto de partida. El artículo R.4227-5 del Código del Trabajo fija la capacidad máxima de una planta en función de las unidades de paso de las salidas: una única escalera de emergencia de 1,40 a 1,50 m autoriza 100 personas por planta como máximo. Más allá, una segunda escalera resulta obligatoria, lo que modifica la trama estructural.

Para el Director Financiero: 5 meses de tramitación, ¿cuántas rentas aplazadas? En una planta de 1200 m² alquilada a 450 €/m²/año, cada mes de retraso en la autorización representa 45 000 € de renta no percibida. Un expediente que vuelve al punto de partida tras un rechazo por estar incompleto supone de 4 a 6 meses de desviación adicional, es decir, de 180 000 a 270 000 € sobre el mismo activo. Kytom elabora estos documentos con un organismo de control y un coordinador SSI referenciados, nunca de segunda mano.

Límite del método. La elaboración interna del Cerfa 13824 sin organismo de control ni coordinador SSI puede parecer económica en los ERP de 5.ª categoría con bajo aforo. Nuestra experiencia con expedientes retomados tras un primer rechazo muestra que la ausencia de organismo de control multiplica las devoluciones por expediente incompleto, mientras que un expediente elaborado con un organismo homologado suele aprobarse a la primera. Por debajo de 50 personas acogidas y sin modificación estructural, el arbitraje puede inclinarse hacia una elaboración simplificada; por encima, la externalización a un organismo de control sigue siendo la norma.

Accesibilidad: 2005 fijó la regla, 2017 cerró los márgenes

La ley del 11 de febrero de 2005 impone la accesibilidad universal a los ERP. Las Agendas de accesibilidad programada (Ad’AP) están cerradas desde finales de 2015, el registro público de accesibilidad es obligatorio desde el decreto del 28 de marzo de 2017. Para unas oficinas sujetas a clasificación ERP, las exigencias cifradas derivadas de la orden del 8 de diciembre de 2014 son las siguientes:

• recorridos libres de 1,40 m de anchura mínima
• resaltos inferiores a 2 cm (4 cm con chaflán)
• aseos para personas con movilidad reducida con área de giro de 1,50 m
• ascensor conforme a las exigencias aplicables desde la primera planta cuando el aforo lo justifique, teniendo en cuenta que la ausencia de protección de las escaleras se admite en un edificio de planta baja más una si el número de personas en la planta es inferior o igual a 150 personas
• señalización con contraste visual y táctil

Existen tres casos de excepción (artículo R.164-3 del CCH): imposibilidad técnica acreditada, conservación del patrimonio, desproporción manifiesta entre coste y beneficio. Cada excepción se tramita mediante expediente motivado, con dictamen de la comisión consultiva departamental. Eludir la regla siempre cuesta más caro que tratarla con antelación: un aseo para personas con movilidad reducida añadido en fase de obra representa de 3 a 5 veces el coste del mismo equipamiento integrado desde el anteproyecto (diferencia media de 12 a 18 k€ por aseo).

Para el arquitecto: la excepción, un falso amigo frente a la integración en el APS. Nuestra lectura difiere aquí de la prudencia mostrada por algunos consultores en accesibilidad: en un edificio posterior a 2005 o que ya ha sido objeto de obras importantes, la excepción por desproporción económica se rechaza casi sistemáticamente. El precedente administrativo local pesa, y el expediente de excepción moviliza de 8 a 12 semanas con una tasa de aceptación muy baja en las oficinas terciarias recientes, ya que la excepción por desproporción económica se rechaza casi sistemáticamente en este tipo de edificio. En el APS, integrar la trama PMR (1,50 m de giro, 1,40 m de recorrido) cuesta menos del 2 % del presupuesto de acondicionamiento; en una intervención en obra, el mismo dispositivo supera el 8 %. Más vale presupuestar la conformidad que intentar la excepción.

Coordinar licencia de obras, declaración previa y autorización de obras

Una operación que afecte a la fachada, a la superficie construida o al aparcamiento exige una licencia de obras (artículos R.421-14 y siguientes del Código del Urbanismo), tramitada en 3 meses para un ERP. Una modificación interior sin impacto exterior depende únicamente del Cerfa 13824, tramitado hasta en 5 meses. Una intervención en fachada sin creación de superficie depende de la declaración previa (1 mes de tramitación). Los tres procedimientos se acumulan y no se sustituyen: un proyecto de reestructuración terciaria con creación de recepción de público, rehabilitación de fachada y reorganización interior desencadena los tres en paralelo.

La coordinación de los procedimientos condiciona el calendario global.