Cada vencimiento trienal abre una ventana: renegociar o trasladarse. Ciframos ambos escenarios antes de que decida.
«Llegamos al final del contrato, dudamos entre quedarnos o marcharnos, y nadie tiene las cifras para decidir.»
Una renovación mal negociada cuesta a menudo entre 80 y 120 €/m²/año de alquiler de más durante 9 años. Sobre 850 m², la diferencia acumulada alcanza de 600.000 € a 900.000 €, sin contar los gastos repercutibles ni el impuesto de oficinas de Isla de Francia (24,01 €/m² en zona 1 según Légifrance 2024).
Cerca del 38% de los empleados considera que su entorno de trabajo no es adecuado. Un emplazamiento envejecido sin renovar acelera la rotación de personal y frena el regreso a la oficina, ya limitado a 3,1 días por semana de media en el sector terciario.
El decreto terciario impone una reducción del 40% de los consumos de energía de aquí a 2030. Un edificio con calificación E o F expone a un plan de actuaciones costoso. Las obligaciones normativas sobre la iluminación y la ventilación de los lugares de trabajo también son de aplicación: un emplazamiento no conforme genera reservas del CSE y un riesgo laboral ante los tribunales.
Antes de la decisión inmobiliaria, no después. Planteamos cuatro entregables: la auditoría del emplazamiento que ocupa (estado técnico, conformidad, capacidad real), un estudio de mercado discreto sobre su microsector, un comparativo cuantificado quedarse frente a marcharse sobre el coste global de ocupación, y una recomendación argumentada. La diferencia: estas cifras proceden de equipos que construyen, no de una hoja de cálculo. Sin compromiso, confidencial e independiente de cualquier arrendador.
Auditoría técnica del emplazamiento (acústica, térmica, fluidos, conformidad), recuento de ocupación durante 20 días laborables, entrevistas con los responsables. Entregable: informe de 25 páginas con puntuación sobre 100 y lista de no conformidades R4214. Plazo de 3 semanas para una planta de 850 m².
Definición del programa objetivo: ratio de puestos, salas, espacios informales, superficie útil neta. Estudio del mercado local e identificación de 4 a 6 alternativas inmobiliarias. Entregable: nota de encuadre y cuadro comparativo renovación frente a mudanza a 9 años.
Bosquejo de acondicionamiento sobre los dos escenarios seleccionados, presupuesto de obras del arrendatario por m² (horquilla de 800 a 1500 € sin IVA, ajustada a la superficie, al estado inicial y al nivel de acabado), simulación energética tras la renovación, cálculo del punto muerto. Entregable: expediente de decisión de 40 páginas presentado en el COMEX con recomendación argumentada.
Dirección del escenario seleccionado como contratista general: negociación del contrato o estado de salida, planificación detallada de 12 semanas, coordinación de los gremios, recepción y subsanación de reservas. Entregable: planta operativa en J+84 días y libro de mantenimiento para el facility manager.
«El comparativo cuantificado a 9 años desbloqueó la decisión en el COMEX. Renovamos negociando 14 meses de carencia y financiamos una renovación completa.»
Es el momento adecuado. Una decisión preparada con 18 a 24 meses de antelación al vencimiento le deja la palanca de negociación; preparada con urgencia, la pierde.
El estudio de mercado es discreto y el diagnóstico queda entre nosotros. Nada sale, ni hacia un arrendador ni hacia sus equipos, mientras usted no lo haya decidido.
El diagnóstico no sustituye su decisión, la dota de herramientas. Se lleva cifras oponibles, tanto si nos confía la continuación como si no.
Sí, mediante anexo, a menudo a cambio de una prolongación del período de duración firme. El diagnóstico le indica cuánto vale esta palanca en su caso.
No: impone una trayectoria de reducción del consumo, no una marcha. Si el emplazamiento existente es un devorador de energía, la renovación integral puede competir con una mudanza; es precisamente lo que el diagnóstico cuantifica.
El trío dirección general, dirección inmobiliaria y servicios generales, con el CSE informado con antelación. Se lleva un expediente único que sirve para la decisión en el COMEX.