Fases de las obras en oficinas en uso: método Kytom en 4 etapas, lotes de obra, planning por fases y convivencia controlada en 12 semanas de media.
«Cómo nos organizamos con los equipos»
Un día de obra mal planificado por fases cuesta de media 180 euros por empleado afectado. En una planta de 80 personas, esto representa 14 400 euros perdidos en productividad por cada día de perturbación no anticipada. Las horas extraordinarias nocturnas para recuperar el retraso encarecen la factura entre un 25 y un 40 %.
Los edificios en obras sin planificación por fases registran un 31 % más de bajas laborales, principalmente vinculadas al estrés acústico y a la calidad del aire degradada. Los equipos de RR. HH. también constatan un aumento del 18 % en la rotación de personal en los 6 meses siguientes a una obra mal gestionada, especialmente entre los mandos en open space.
La normativa impone la separación física de las zonas de obra y de los puestos en uso. Un defecto en la planificación por fases expone a la dirección a una paralización inmediata de la obra por parte de la inspección, así como a una multa que puede alcanzar los 10 000 euros por infracción constatada durante una visita de control del CSSCT.
Desde 2006, Kytom dirige las operaciones en edificios en uso según una lógica de lotes de obra calibrados. Cada lote agrupa de 150 a 250 m² entregables en 2 a 3 semanas, con una zona de amortiguación segura y un planning comunicado a los equipos 15 días antes del inicio. Nuestras 11 agencias despliegan un jefe de obra dedicado a la planificación por fases, que coordina mudanzas internas, entregas de mobiliario e intervenciones técnicas. En más de 1200 proyectos entregados, el 94 % han respetado la convivencia prevista sin interrupción de la actividad. Integramos sistemáticamente un responsable de comunicación interna del lado del cliente, validamos las franjas ruidosas fuera de las horas de reunión y medimos la acústica en el límite de zona para mantenernos por debajo de los 55 dB(A) recomendados por la ANACT.
Auditoría de los flujos, los usos y las restricciones de explotación durante 5 a 10 días. Cartografía de las zonas críticas (salas de servidores, espacios de clientes, puestos sensibles). Entregable: matriz de convivencia validada por la dirección y el CSE, con medición acústica inicial y plan de evacuación actualizado.
División en lotes de 150 a 250 m², secuenciados según la disponibilidad de los equipos y los picos de actividad. Definición de las zonas de amortiguación, de los horarios ruidosos autorizados y de los accesos de obra diferenciados. Entregable: planning por fases Gantt de 12 semanas, validado de forma contradictoria con los representantes del personal.
Diseño detallado por lote, elección del mobiliario (Vitra, Herman Miller según presupuesto), validación de los prototipos acústicos en showroom. Coordinación con los gremios para limitar las coactividades. Entregable: DCE por lote, ficha técnica por lote y plan de comunicación interna semanal.
Ejecución lote por lote con reunión de obra dos veces por semana y punto con los equipos los viernes. Recepción parcial tras cada lote, subsanación de reservas en 5 días. Entregable: acta de recepción, dossier de obras ejecutadas (DOE) y balance de la experiencia formalizado para las próximas fases.
«Hemos renovado 1 400 m² manteniendo a 110 empleados en el sitio. La división en 6 lotes y los puntos semanales desactivaron por completo la inquietud de los equipos.»
De media, de 4 a 6 lotes de 150 a 250 m², según la densidad de ocupación y las restricciones del negocio. Kytom ajusta cada lote a 2 o 3 semanas de ejecución, con una zona de amortiguación de 3 metros mínimo entre la obra y los puestos en uso.
Sí, una consulta previa al CSE sobre las condiciones de trabajo es obligatoria antes del inicio de las obras. Kytom proporciona un dossier técnico CSE en 10 días, que integra el planning por fases, las mediciones acústicas previsionales y el plan de evacuación actualizado.
El sobrecoste se sitúa entre el 8 y el 12 % respecto a un edificio vacío, vinculado a las protecciones reforzadas, a las intervenciones fuera del horario laboral y a la limpieza diaria. Este sobrecoste sigue siendo inferior a una reubicación provisional (180 a 320 euros por puesto y mes).
Bloqueamos las tareas ruidosas (perforación, demolición) en franjas validadas, generalmente de 8:00 a 9:30 y de 17:00 a 19:00. Una medición acústica en el límite de zona garantiza menos de 55 dB(A) en los espacios en uso, umbral de referencia para el trabajo intelectual.
Un edificio en uso requiere un 15 a un 25 % más de tiempo frente a un edificio vacío. Para 850 m², cuente con 14 a 16 semanas en lugar de 12. Este plazo sigue siendo muy inferior a los 4 a 6 meses acumulados de una reubicación de ida y vuelta.
Kytom designa un jefe de obra de referencia, que coanima un punto semanal con el responsable del cliente (director de RR. HH. u office manager). Cada viernes se difunde un boletín de obra de 2 páginas a la totalidad de los 80 a 150 empleados afectados.