Papel del DET en un proyecto de acondicionamiento de oficinas: ámbito, entregables que exigir, método en 4 etapas e indicadores para dirigir sin desviarse.
"Soy yo quien dirige, ¿cómo lo hago?"
Una dirección sin herramientas genera de media entre un 8 y un 12 % de sobrecoste en la partida de obras. En un proyecto de 850 m² a 1200 €/m², la desviación alcanza de 80 000 € a 120 000 €. Las modificaciones tardías (tabiques desplazados, enchufes añadidos) pesan especialmente.
Cuando se ha descuidado la consulta interna, el 41 % de los empleados considera que su acondicionamiento es inadecuado. El DET asume entonces la responsabilidad percibida del fracaso. El coste de reajuste tras la entrega supera con frecuencia los 150 EUR/m², sin contar el impacto en el compromiso medido por las encuestas de RR. HH.
La normativa impone umbrales precisos sobre iluminación, acústica y circulaciones. El marco aplicable al parque terciario exige además una trayectoria de reducción energética del 40 % de aquí a 2030. Sin una dirección documentada, el DET expone a su empleador a litigios y a sanciones económicas.
Kytom interviene en tándem con el DET desde el encuadre. Un jefe de proyecto dedicado, presente en obra en cada hito, se encarga de la coordinación de los 8 a 12 gremios movilizados en un proyecto terciario medio. Nuestras 11 agencias en Francia y España ponen en común las experiencias de más de 1200 clientes acompañados desde 2006, lo que permite proponer decisiones presupuestadas (acústica, densidad, flujos) en lugar de opciones abiertas. El DET sigue siendo quien decide, Kytom elabora los entregables estructurantes: programa funcional, planos acotados, planificación Gantt, presupuesto detallado por lote, seguimiento semanal. Este reparto reduce la carga cognitiva del responsable interno y asegura los plazos (12 semanas de media entre la firma y la entrega).
Auditoría de ocupación durante 2 a 3 semanas: medición de las tasas de presencia, entrevistas con 8 a 15 referentes de los distintos departamentos, levantamiento técnico del edificio. Entregable: un informe de programación presupuestado, compartido con la dirección general, que fija el objetivo en m² y en puestos.
Definición del presupuesto, el calendario y las decisiones prioritarias (acústica, confidencialidad, densidad). Entregable: un expediente de encuadre validado en el comité de dirección, que integra las obligaciones normativas aplicables a los espacios de trabajo y la trayectoria del decreto terciario. El DET dispone entonces de un mandato claro.
Elaboración de los planos, de los paneles de ambiente y del presupuesto detallado por lote. Entregable: un expediente de consulta de empresas (DCE) completo, con mobiliario referenciado (gamas Vitra, Herman Miller según presupuesto) y fichas técnicas conformes a las normas vigentes en materia de calidad y seguridad.
Coordinación de los gremios, seguimiento de obra semanal, recepción en dos fases (OPR y posterior levantamiento de reservas). Entregable: un expediente de obras ejecutadas (DOE) digital, entregado en un plazo de 15 días tras la entrega, que asegura el mantenimiento y las garantías decenales.
"Tenía 14 reuniones por semana sobre el proyecto antes de la llegada de Kytom, bajé a 4. El jefe de proyecto absorbió toda la coordinación técnica, pude retomar mi papel de árbitro."
El DET encuadra las necesidades, arbitra entre direcciones y valida los entregables. No asume ni la dirección de obra ni la ejecución técnica. Una dedicación del 15 al 20 % de su tiempo durante 12 semanas constituye una referencia realista para llevar el proyecto.
RR. HH. se encarga de la encuesta de necesidades y de la comunicación interna, el DET se encarga de la traducción espacial y presupuestaria. Un comité de seguimiento semanal de 45 minutos, con un acta compartida, basta para evitar el 80 % de los conflictos de arbitraje observados.
Cuatro entregables estructurantes: programa funcional presupuestado, planos acotados a 1/50, planificación Gantt detallada, presupuesto por lote. En la entrega, el DOE digital conforme a las normas vigentes es indispensable para el mantenimiento durante 10 años.
La normativa impone en particular una proporción máxima de 5 entre los niveles de iluminación general y de iluminación puntual en los lugares de trabajo. Exigir una nota de conformidad firmada por el proveedor, verificada en la recepción OPR, protege jurídicamente al empleador en caso de litigio.
Entre 680 000 € y 1 275 000 € sin IVA según el nivel de equipamiento, es decir, de 400 a 1500 €/m². El mobiliario representa entre el 25 y el 35 % de la partida, los lotes técnicos (climatización, electricidad, tabiques) entre el 50 y el 60 %, la dirección entre el 8 y el 12 %.
No, el traslado físico debe confiarse a un proveedor especializado, coordinado por el jefe de proyecto de acondicionamiento. El DET valida la planificación del cambio (generalmente un fin de semana) y el plan de comunicación interna difundido 3 semanas antes.